Если документ предназначен для заграницы, предъявления в иностранные органы, то в России его необходимо правильно оформить. Существуют особые правила, которым нужно следовать в данных случаях: сделать ксерокопию оригинала, заверить ее у нотариуса, а затем отдать в бюро переводов на перевод. Таким образом, необходимо дважды посетить нотариальную контору: 1. Сначала для заверения копии (она отличается от оригинала наличием удостоверительной надписи нотариуса, которая тоже переводится, и именно данная копия будет впоследствии пришита к переводу) 2. После выдачи перевода- для заверения подписи переводчика.

Заверенные ксерокопии необходимы для таких оригиналов, как паспорта, свидетельства о рождении, о браке, дипломы, приложения к ним и аналогичные документы, к которым перевод не может быть пришит. Исключением являются справки, т.к. перевод к ним может быть оформлен по-другому. Если справка выдана для определенных целей, и получатель справки не планирует ее сохранять, использовать по другому назначению, то перевод пришивают непосредственно к ней, а не к ее заверенной ксерокопии. 

Однако профессиональный перевод официальных и деловых бумаг и их заверение у нотариуса –лишь один из этапов придания бумаге юридического статуса в другом государстве. Иногда его бывает недостаточно, и в этих случаях требуется апостиль. Апостиль является упрощенным видом легализации документа, т.е. подтверждения и свидетельствования его подлинности, а также придания ему юридической силы на территории другого государства. Он представляет собой штамп с удостоверением подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также, в отдельных случаях, подлинности штампа или печати, скрепляющих документ.

Он проставляется либо на оригинал документа, либо в конце перевода. В некоторых случаях для подтверждения легитимности справки или свидетельства может потребоваться двойной апостиль: апостиль 1 ставится сначала на оригинал документа, затем документ переводится (вместе с апостилем 1) и заверяется нотариально, и на перевод ставится второй апостиль (2).  В связи с этим необходимо уточнять требования к проставлению апостиля у принимающей стороны.

ОРГАНЫ, ПРОСТАВЛЯЮЩИЕ АПОСТИЛЬ

Министерство юстиции РФ проставляет апостили на официальные документы, исходящие от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц (нотариально удостоверенные), нотариусов (доверенности, заявления, нотариально заверенные копии).

Органы ЗАГС субъектов РФ проставляют апостили на документы о государственной регистрации актов гражданского состояния (свидетельства о рождении, смерти, браке и др.). При этом проставление апостиля осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.

Генеральная прокуратура Российской Федерации и Министерство внутренних дел РФ проставляют апостили на справках о несудимости. Справки выдаются и апостилируются по территориальному признаку.

Министерство обороны РФ проставляет апостили на документы о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации и т. д.

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки проставляет апостили на документы государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях (дипломы, аттестаты).

При этом территориальный признак не принимается во внимание -документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Федеральное архивное агентство России (Росархив) проставляет апостили на архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подготовленные федеральными государственными архивами.

Страны и территории, на которые распространяется действие Гаагской конвенции 1961 года

Список стран, для которых АПОСТИЛИРОВАНИЕ не требуется:

С рядом государств Россия (самостоятельно или как правопреемница СССР) заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это означает, что надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством- стороной такого договора-без каких-либо формальностей (нужен только заверенный перевод документа на государственный язык соответствующей страны). В отношениях с такими странами проставление на официальные документы штампа «Апостиль» не требуется:

Однако, несмотря на наличие между Россией и приведенными выше странами соглашений, отменяющих требование легализации документов, данные страны иногда требуют наличия штампа "Апостиль" на документах, исходящих из России.

Самым важным источником информации всегда является организация, в которую, в конечном счете, документ будет предоставлен. Старайтесь выяснить у принимающей стороны все требования, предъявляемые к предоставляемым документам.

По аналогии документы из заграницы имеют юридическую силу, если они проапостилированы. Если Вам нужен нотариально заверенный перевод с иностранного на русский язык (особенно из стран Гаагской Конвенции- речь идет о европейских странах), то они должны иметь апостиль.